3) документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников, когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких либо гарантий и компенсаций;

4) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

5) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренные законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другое);

6) документы о беременности работницы и возрасте детей для предъявления матери (отцу, иным родственника) установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;

7) письма, жалобы и иные обращения и заявления граждан в которых содержится информация о персональных данных заявителей, их родственников и иных граждан;

8) письма, поступающие в администрацию поселения от государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений, в которых содержатся персональные данные граждан;

9) письменные и устные обращения с жалобами и предложениями в администрацию поселения, содержащие персональные данные граждан их близких родственников и иных граждан.

3. Основные условия проведения сбора и обработки персональных данных работников администрации поселения, иных граждан, полученных администрацией поселения в связи с исполнением своих полномочий

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель, в лице администрации поселения и его представители, при обработке персональных данных ее работников, иных граждан обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работнику в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения его личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – Трудовым кодексом) и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получать только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщать работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном трудовым кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на содержание и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников;

11) Администрация поселения и ее представители в случае получения при исполнении своих полномочий сведений, содержащих персональные данные иных граждан, обязаны обеспечить соблюдение требований, содержащиеся в настоящем разделе.

4. Формирование и ведение дел, касающихся персональных данных работника и иных граждан, полученных администрацией поселения в связи с исполнением своих полномочий

4.1. Персональные данные работника содержатся в личном деле и (или) в личной карточке работника, которые формируются или заполняются на каждого работника ведущим специалистом, отвечающим за кадровую работу администрации Голохвастовского сельского поселения Орловского района Орловской области при приеме работника на работу в администрацию поселения, а также, в сведениях о доходах работника, полученных им за календарный год, которые формируются бухгалтером администрации Голохвастовского сельского поселения Орловского района Орловской области.

4.2. Сведения, содержащие персональные данные, полученные в письменных и устных обращениях граждан с жалобами и предложениями в администрацию поселения, в связи с исполнением ею своих полномочий.

4.3. Изменения в персональных данных работника, произошедшие в течении календарного года, вносятся в его личное дело и (или) личную карточку ведущим специалистом, либо лицом, которому поручено ведение личных дел или личных карточек работников.

Указанные изменения вносятся не позднее, чем в месячный срок после наступления указанного события. Изменения в персональных данных, произошедшие в связи с изменением семейного положения, адреса места жительства, паспортных данных, получением образования, награждением правительственной наградой или присвоением почетного звания и иные персональные данные, предоставляются ведущему специалисту работником и вносятся в его личное дело и (или) личную карточку с согласия работника.

5. Порядок и сроки хранения персональных данных и их использование

5.1. Личные дела и (или) личные карточки работников хранятся на бумажных носителях в кабинете ведущего специалиста в металлическом сейфе отдельно по каждому работнику администрации.

Личные дела и личные карточки уволенных работников администрации поселения, хранятся на бумажном носителе в кабинете ведущего специалиста в течение 5 лет, а затем сдаются в установленном порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в архивный отдел администрации Орловского района.

5.2. Сведения о доходах работника, полученных им за календарный год, хранятся на бумажных носителях, а также на электронных носителях в компьютере, находящемся в бухгалтерии и отчетности в течение 5 лет.

5.3. Сведения, содержащие персональные данные, полученные в письменных и устных обращениях граждан с жалобами и предложениями в администрации поселения, в связи с исполнением ею своих полномочий, хранятся на бумажных носителях в администрации поселения в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке с составлением акта об уничтожении указанных сведений.

5.4. Сведения, содержащие персональные данные, полученные в письменных и устных обращениях граждан с жалобами и предложениями в администрацию поселения, в связи с исполнением ею своих полномочий, хранятся на бумажных носителях в кабинете ведущего специалиста в металлическом сейфе в течение 5 лет.

5.5. Доступ к персональным данным работников администрации поселения без получения специального разрешения имеют глава Голохвастовского сельского поселения Орловского района Орловской области (далее – глава поселения), ведущий специалист, отвечающий за кадровую работу и бухгалтер.

5.6. Доступ к сведениям, содержащимся в письменных и устных обращениях граждан с жалобами и предложениями в администрацию поселения, без специального разрешения имеют глава администрации поселения, ведущий специалист, отвечающий за кадровую работу, а также работники администрации поселения, которым по письменному поручению главы поселения, поручена подготовка письменного ответа на обращение гражданина в администрацию поселения.

 6. Передача персональных данных работника

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать требования, установленные статьей 88 Трудового кодекса:

1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами;

2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности) данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

5) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

6) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

 7. Права работников по обеспечению достоверности его персональных данных

7.1 Работники имеют право на получение полной информации об их персональных данных и обработке этих данных, а также свободный доступ к своим персональным данным, имеющимся в администрации поселения.

7.2. Работники могут потребовать исключения, или внесения исправлений в неверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением установленных требований.

 8. Обязанности работника по обеспечению достоверности его персональных данных

Работники обязаны предоставлять работодателю сведения о себе. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, сведения об образовании, состоянии здоровья (при выявлении противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором), а также, другие сведения, которые отражены в личном деле и (или) личной карточке работника, работник обязан своевременно сообщать об этом работодателю.

 9. Ответственность за нарушение установленного порядка и правил работы с персональными данными

Должностные лица и работники администрации поселения за нарушение ими порядка и правил сбора, хранения, использования или распространения персональных данных несут установленную действующим законодательством ответственность.

Последнее обновление: 19.11.2020 г.